PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để đẩy dữ liệu chứng từ bán hàng đã lập từ phần mềm Dtech lên phần mềm Hoá đơn điện tử để phát hành Hoá đơn điện tử

Hướng dẫn thao tác

B1: Lập chứng từ bán hàng và tích chọn "Dữ liệu hoá đơn"

• Thêm phiếu "Bán hàng" Xem tại đây

  

B2: Phát hành hoá đơn

B2.1 Đăng nhập chức năng

B2.2 Đẩy chứng từ bán hàng lên hệ thống Hoá đơn điện tử

Sau khi đẩy chứng từ bán hàng lên hệ thống Hoá đơn điện tử, Người dùng cần:

• Xem hoá đơn dạng pdf để kiểm tra thông tin một cách trực quan bằng chức năng "Xem"

• Nên gửi hoá đơn nháp pdf cho người mua qua zalo, email bằng chức năng "Gửi"

B2.3 Đẩy lại hoá đơn

Sau khi kiểm tra hoá đơn, nếu có sai sót và cần chỉnh sửa thì Người dùng cần:

• Quay lại phần hành Bán hàng để sửa lại chứng từ bán hàng

• Sau đó, đẩy lại chứng từ bán hàng lên hệ thống hoá đơn và lặp lại thao tác kiểm tra, đối chiếu hoá đơn với người mua

B2.4 Ký phát hành

Sau khi hoá đơn đã hoàn thiện thông tin chính xác, Người dùng cần:

• Cắm usb token vào máy tính(nếu ký bằng token)

• Tiến hành nhập mã Pin để ký phát hành hoá đơn

• Sau khi ký xong, NSD có thể bấm nút "Xem" để xem lại hoá đơn đã ký dạng pdf

• Trường hợp thông tin "Số hoá đơn" chưa được cập nhật, NSD đặt chuột tại dòng hoá đơn và bấm nút "Kiểm tra" để hệ thống cập nhật lại trạng thái mới nhất

Lưu ý

• Máy tính phải có kết nối Internet

• Nếu sử dụng token để ký thì:

  • Token cần phải còn hạn và không bị thu hồi

  • Cần cài đặt usb token vào máy tính

  • Cần đăng ký seri token trên hệ thống phần mềm Hoá đơn điện tử

• Nếu chứng từ bán hàng đã ký phát hành thì sẽ không được phép xoá chứng từ bán hàng

• Hoá đơn phát hành nhận về lỗi "Trùng thông điệp"

  • Đợi sau 24h để nhận thông báo mới nhất của thuế

  • Nếu không đợi được, thì lập hoá đơn mới để phát hành

  • Đợi sau 24h, bấm nút kiểm tra hoá đơn đang lỗi để cập nhật lại trạng thái, Huỷ hoá đơn này đi (nếu được duyệt cấp mã)

• Hoá đơn phát hành nhận về lỗi "Không được cơ quan thuế cấp mã"

  • Lập hoá đơn mới để phát hành

  • Hoá đơn cũ, chuột phải chọn "Đánh dấu hoá đơn không được cơ quan thuế cấp mã" để phần mềm loại bỏ chứng từ bán hàng khỏi số liệu kế toán

    

• Trường hợp có hoá đơn chờ ký đã cấp số hoá đơn, nhưng không ký, lại ký hoá đơn có ngày cao hơn hoá đơn chờ ký. Hệ thống hoá đơn không cho phép xoá do đã có hoá đơn ký số hoá đơn lớn hơn phía sau (cấp số hoá đơn trước khi ký phát hành).Thì hoá đơn chờ ký xử lý thế nào?

  • Hoá đơn chờ ký cần phát hành dưới dạng không được thuế cấp mã bằng cách: Điền thông tin email sai. Ví dụ "dtech@@@gmail.com"

  • Sau khi phát hành sai thông tin email thì thuế sẽ trả về trạng thái không cấp mã. Lúc này hoá đơn không có hiệu lực

  • NSD xử lý dữ liệu kế toán ở phần mềm dtech bằng cách chuột phải vào hoá đơn và chọn "đánh dấu hoá đơn không được cơ quan thuế cấp mã"

• Bảng quy trình api của các đơn vị