KIỂM TRA HOÁ ĐƠN

Ý nghĩa chức năng

• Chức năng dùng để kiểm tra các vấn đề giữa: Hệ thống hoá đơn điện tử trên thuế https://hoadondientu.gdt.gov.vn và hạch toán kế toán trên phần mềm

• Mục đích

  • Kiểm soát, phát hiện kịp thời sự chênh lệch giữa Hoá đơn điện tử và hạch toán kế toán

  • Cung cấp thông tin hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi có sự chênh lệch

• Phần mềm ghi nhận các trường hợp:

  1. Chênh lệch số lượng hoá đơn trong kỳ

  2. Chênh lệch tổng giá trị tất cả các hoá đơn trong kỳ

  3. Chênh lệch giá trị từng hoá đơn

  4. Hoá đơn huỷ, thay thế nhưng vẫn hạch toán

  5. Chứng từ kế toán đã huỷ do huỷ hoá đơn nhưng hệ thống thuế chưa ghi nhận huỷ

  6. Tình trạng nhà cung cấp hoá đơn

  7. Và một số trường hợp khác...

Hướng dẫn sử dụng

B1. Đăng nhập chức năng

Đăng nhập chức năng

B2. Chọn thời gian và xử lý

• Chọn thời gian và bấm xử lý

  

  Thực hiện thao tác bấm xử lý

  

  Lọc tìm hoá đơn theo lỗi mô tả

  

  Lọc tìm trạng thái nhà cung cấp hoá đơn

B3. Giải thích các thông báo

1. Số lượng hoá đơn: Thể hiện sự chênh lệch giữa số lượng hoá đơn trên web thuế và số lượng hoá đơn đã hạch toán trên phần mềm ( không quan tâm việc khớp tiền, khớp thông tin hoá đơn)

2. Tổng tiền: Thể hiện sự chênh lệch giữa tiền (doanh số, thuế) trên web thuế và trên phần mềm đã hạch toán (không quan tâm khớp thông tin hoá đơn)

3. Hoá đơn lệch tiền: Thể hiện sự chênh lệch giữa tiền (doanh số, thuế) của từng Hoá đơn trên web thuế và trên phần mềm

4. Hoá đơn bị Huỷ/ Bị thay thế nhưng có hạch toán: Thể hiện Hoá đơn bị huỷ hoặc bị thay thế trên web thuế nhưng ở dưới phần mềm kế toán vẫn hạch toán

B4. Hướng dẫn kiểm tra xử lý khi có sai sót

• Khi phần mềm cảnh báo có sự chênh lệch thì người dùng cần rà soát lại dữ liệu hạch toán kế toán. Nguyên tắc so khớp giữa hoá đơn web thuế và phần mềm được thiết lập như sau:

  • Khớp thông tin khách hàng: Mã số thuế, Tên khách hàng

  • Khớp thông tin hoá đơn: Seri hoá đơn, số hoá đơn

• Người dùng kiểm tra bảng kê hoá đơn mua vào (bán ra) để thống kê hoá đơn đã hạch toán trên phần mềm. Xử lý lại các hoá đơn sai hoặc thiếu thông tin:

  • Trống thông tin: Seri hoá đơn, số hoá đơn, mã số thuế, tên khách hàng, % thuế gtgt

  • Hạch toán sai: Giá trị tổng tiền hàng, tổng tiền thuế

    

    Bật giao diện kiểm tra giữa hoá đơn trên web thuế và bảng kê hạch toán
• Hoá đơn bị huỷ, bị thay thế vẫn được hạch toán:

  • Với hoá đơn đầu vào: Người dùng gọi lại phiếu hạch toán và bấm nút Xoá phiếu hạch toán

    

    Xoá bỏ chứng từ của hoá đơn đã bị huỷ hoặc bị thay thế
  • Với hoá đơn đầu ra:

    • Nếu không sử dụng chức năng kết nối hoá đơn đầu ra: Người dùng gọi lại phiếu hạch toán và bấm nút xoá phiếu hạch toán

      

      Xoá bỏ chứng từ của hoá đơn đã bị huỷ hoặc bị thay thế
    • Nếu sử dụng chức năng kết nối hoá đơn đầu ra, Người dùng sử dụng chức năng "Kiểm tra" ở giao diện hoá đơn đã phát hành Xem tại đây

B5. Lập giải trình

• Tạo nội dung giải trình cho hoá đơn có sai sót

  

  Lập nội dung giải trình cho hoá đơn
• Xuất mẫu Word giải trình sau khi xử lý nội dung sai sót của hoá đơn

  

  Tạo nội dung giải trình

  

  Mẫu in giải trình

Lưu ý

• Một số trường hợp chênh lệch giữa Thuế và dữ liệu kế toán có thể xảy ra:

  1. Hoá đơn có thật, nhưng kế toán không kê khai do

     • Hóa đơn mang tính nhạy cảm, hoặc hóa đơn không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

     • Hóa đơn phục vụ hoạt động của doanh nghiệp nhưng sai thủ tục, quy trình

     • Giao dịch hóa đơn rủi ro nên kế toán chủ động loại hóa đơn (Hóa đơn do doanh nghiệp mua bán hóa đơn, doanh nghiệp bị rủi ro khác: không hoạt động tại địa chỉ, bị tạm dừng, bị đưa vào danh sách rủi ro của cơ quan thuế)

  2. Hoá đơn không có thật, do nhà cung cấp xuất ảo (xuất nhầm...)

     • Giao dịch không phát sinh thực tế thì không kê khai. Kế toán cần kiểm tra liên hệ với đơn vị xuất hoá đơn để yêu cầu huỷ bỏ và lưu vết để giải trình