MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Phần mềm có thể tải hoá đơn theo tháng hoặc quý không?

• Phần mềm cho phép tải hoá đơn theo các dạng: Ngày, Tháng, Quý, Năm

  
• Tuy nhiên, để tối ưu khi sử dụng thì người dùng nên:

  • Khi mới sử dụng, nên tải theo khung thời gian bé để xử lý sai sót thuận tiện

  • Khi đã quen thì mới nên tải theo khung thời gian lớn hơn: Tháng, Quý, Năm

  • Nên cân đối lượng hoá đơn của đơn vị. Với số lượng hoá đơn lớn thì nên chia nhỏ thời gian, tránh lạm dụng xử lý lượng lớn hoá đơn

2. Phần mềm có hạch toán các hoá đơn bị huỷ, bị thay thế không?

• Phần mềm tự động loại bỏ hoá đơn bị huỷ, bị thay thế, từ chối cấp mã

  
• Người dùng lưu ý trường hợp:

  • Lúc đầu, hoá đơn là hoá đơn Mới được phép hạch toán và phần mềm hạch toán bình thường

  • Sau đó, Hoá đơn bị nhà cung cấp huỷ, thì lúc này người dùng cần chủ động quay lại xoá phiếu đã hạch toán.

3. Nếu đã hạch toán tự động thì muốn hạch toán lại thì thế nào?

• Để hạch toán lại, người dùng lặp lại toàn bộ quy trình như làm lần đầu. Phần mềm sẽ ghi đè lại phiếu hạch toán lần trước. (Tại bước 8, người dùng bấm có để phần mềm xử lý lại)

  
• Phần mềm không bị hạch toán 2 lần

• Phần mềm sẽ không ghi đè phiếu hạch toán liên quan đến hoá đơn mà do người dùng hạch toán tay hoặc imp. Phần mềm chỉ ghi đè phiếu hạch toán được tạo từ giao diện Kết nối thuế này

4. Tại sao số lượng hoá đơn tải về và số lượng hoá đơn hạch toán lại khác nhau?

• Số lượng hoá đơn tải về có thể khác số lượng hoá đơn đã hạch toán do:

  • Phần mềm tự động không hạch toán hoá đơn bị huỷ, bị thay thế, không được cấp mã. Người dùng cần kiểm tra trong danh sách có các dạng hoá đơn này không

  • Người dùng tích chọn vào cột "Không hạch toán"

  • Người dùng chưa khai báo đủ thông tin để hạch toán hoặc hoá đơn khi bấm bước 7 có cảnh báo lỗi cần hoàn thiện

• 

  

5. Làm sao để biết hoá đơn đã được hạch toán trên danh sách hoá đơn?

• Trên danh sách hoá đơn, người dùng lọc tại cột "Chứng từ hạch toán"

  

6. Làm sao để điền nhanh thông tin cột nghiệp vụ, tài khoản nợ...

• Hoặc người dùng sử dụng nút chức năng "Sửa nhiều"

  
• Hoặc chuột phải vào ô có giá trị và chọn chức năng "Sao chép dữ liệu cho các dòng khác"

  
• Hoặc người dùng sử dụng chức năng copy giá trị, sau đó bôi đen các ô cần dán và paste (Tương tự copy paste của excel)

7. Làm thế nào khi phần mềm cảnh báo hạch toán 1 vế

• Thường gặp ở hoá đơn bán hàng. Có 02 nguyên nhân chính

  • Chưa xử lý được tên hàng hoá đơn tương ứng với tên hàng trên phần mềm

  • Đã xử lý được tên hàng trên hoá đơn tương ứng với tên hàng trên phần mềm, nhưng thiếu thông tin cột "Tài khoản kho" trên danh mục vật tư của phần mềm

    

8. Làm thế nào để Thêm nhà cung cấp, khách hàng mới vào phần mềm

• Sau khi chạy bước 4+5, người dùng tích chọn nút "6.Xử lý DM" và chọn menu "6.1 Thêm mới hoặc gán danh mục khách hàng, nhà cung cấp " để thực hiện thêm mới nhà cung cấp hoặc khách hàng (tuỳ vào đang xử lý hoá đơn mua vào hay bán ra)

  

• Lưu ý: Phần mềm sẽ hiển thị các khách hàng, nhà cung cấp cần xử lý nếu không tìm thấy "Mã số thuế" hoặc "Tên" khớp với danh mục đối tượng công nợ

9. Làm thế nào để thêm mã hàng mới?

• Sau khi chạy bước 4+5, người dùng tích chọn nút "6.Xử lý DM" và chọn menu "6.2 Thêm mới hoặc gán danh mục sản phẩm, vật tư" để thực hiện thêm mới mã hàng

  
• Lưu ý:

  • Chức năng 6.2 được phép làm đi làm lại nhiều lần

  • Người dùng cần chọn "Hình thức xử lý" phù hợp: "Chọn mã có sẵn" hoặc "Tạo mã mới" hoặc chọn trống để không làm gì

  • Khi "Tạo mã mới" cần lưu ý các thông tin quan trọng:

    • Cột "Tài khoản kho" : Phục vụ hạch toán tự động ghi nợ tài khoản mua hàng

    • Cột "Mã tự tăng theo vật tư": Phục vụ tạo mã hàng tự động cho mã đang xử lý. Nếu không chọn thì mặt hàng khi tạo mới sẽ không có mã

    • Mặt hàng có thuộc dạng nhiều đơn vị tính không? Nếu cùng tên hàng nhưng khác đơn vị tính thì phần mềm sẽ hiển thị để người dùng chọn phương án xử lý: Hoặc ghép vào mã cũ và khai báo quy đổi đơn vị tính Hoặc tạo mã mới với đơn vị tính khác mã cũ

10. Làm thế nào khi hàng hoá đã tồn tại trên phần mềm nhưng tên viết trên hoá đơn lại khác tên trên phần mềm?

• Nguyên tắc: Thay vì thêm mới mã hàng thì người dùng sẽ sử dụng ghép mã hàng

  

11. Làm thế nào khi hàng hoá mua vào có đơn vị "Thùng" nhưng khi bán ra lại là "Chiếc"

• Nếu đơn vị quản lý cùng 01 mã hàng có nhiều đơn vị tính, thì người dùng cần:

  • B1. Bật chế độ nhập nhiều đơn vị cho phiếu nhập mua nội địa và Bán hàng nội địa Xem tại đây

  • B2. Khai báo tỷ lệ quy đổi giữa đơn vị chính và phụ. Đơn vị chính là đơn vị bé nhất Xem tại đây

  • B3. Chạy lại quy trình hạch toán kết nối thuế tự động để phần mềm quy đổi theo khai báo

12. Làm thế nào khi hoá đơn mua vào có mã hàng thì hạch toán vào 152, có mã hàng hạch toán vào 156?

• Nguyên tắc:

  • Trên cùng 01 hoá đơn thì chỉ hạch toán cùng 01 nhóm tài khoản. Nên người dùng được phép hạch toán nghiệp vụ nhập mua hàng nội địa và ghi nợ hoặc 152 hoặc 153, 156

  • Mua vật tư hàng hoá thì phần mềm căn cứ vào cột "Tài khoản kho" trong danh mục vật tư để hạch toán ghi nợ tài khoản khi mua hàng

    

13. Làm thế nào khi hoá đơn mua vào có mã hàng thì hạch toán vào 211, có mã hàng hạch toán vào 242?

• Nguyên tắc

  • Trên cùng 01 hoá đơn thì chỉ hạch toán cùng 01 nhóm tài khoản. Nên người dùng không được phép hạch toán nghiệp vụ vừa ghi nợ 211, vừa ghi nợ 242

• Xử lý

  • B1. Người dùng sẽ hạch toán vào nghiệp vụ nhập mua hàng và ghi nợ 156

    
  • B2. Xuất hàng 156 trong kho ra để ghi tăng 211 trên nghiệp vụ Xem tại đây

  • B3. Xuất hàng 156 trong kho ra để ghi tăng 242 trên nghiệp vụ Xem tại đây

14.. Khi xử lý mã hàng, có nhiều tên hàng khác nhau, nhưng mà muốn hạch toán chung vào 01 mã và mã này chưa tồn tại trên phần mềm

• Khi xử lý danh mục hàng hoá, có nhiều dòng trên hoá đơn muốn hạch toán chung vào 01 mã hàng. và mã hàng đó chưa được khởi tạo trên phần mềm

• Nguyên tắc: Khi xử lý bước "6. Xử lý DM", Người dùng thực hiện bước "6.2 Thêm mới hoặc gán danh mục sản phẩm, vật tư" với 02 lần thực hiện

  • Lần thứ 1: Lọc và chọn Tạo mới mã hàng

  • Lần thứ 2: Chọn ghép các mã hàng còn lại trên hoá đơn vào mã hàng đã tạo ở lần thứ 1

15. Đơn vị liên quan công trình hoặc vụ việc (đơn hàng) thì làm sao để tạo được công trình hay vụ việc từ kết nối thuế

• Do trên nội dung hoá đơn không có thông tin vụ việc hay công trình, chỉ có 01 cột nội dung. Nên phần mềm không thể xác định được

• Do vậy, không có chức năng tạo danh mục công trình hoặc vụ việc từ chức năng kết nối thuế

16. Xử lý nội dung hoá đơn là các dòng dạng ghi chú?

• Trên hoá đơn sẽ có các dòng thể hiện diễn giải, ghi chú thêm. Ví dụ: Cung cấp theo hợp đồng số 01/2024 ký ngày 01/01/2024 Hoặc Số khung 112121, số máy 54545 Hoặc Lô 01.2024 - Hạn dùng 31/12/2024

  
• Nguyên tắc: Người dùng cần đánh dấu cho các dòng này là dạng ghi chú.

  • B1: Tạo 01 mã hàng trong danh mục vật tư với tính chất "Diễn giải"

    
  • B2: Tại bước "6. xử lý DM" Người dùng gán các dòng ghi chú trên hoá đơn vào mã Diễn giải đã tạo trên phần mềm

    

17.. Xử lý nội dung hoá đơn mua vào có dòng ghi chú Giảm thuế

• Nguyên tắc: Người dùng cần đánh dấu cho các dòng này là dạng ghi chú.

  • B1: Tạo 01 mã hàng trong danh mục vật tư với tính chất "Diễn giải"

    
  • B2: Tại bước "6. xử lý DM" Người dùng gán các dòng ghi chú trên hoá đơn vào mã Diễn giải đã tạo trên phần mềm

    

18. Xử lý nội dung hoá đơn mua vào có dòng chiết khấu đơn hàng và các dòng mặt hàng

• Nguyên tắc: Người dùng đánh dấu các dòng này là dạng ghi chú. Phần mềm sẽ tự động dồn phần tiền chênh lệch vào chiết khấu đơn hàng để phân bổ cho các mặt hàng trong hoá đơn ( tương tự trường hợp 17)